Hoe ziet de ideale factuur eruit?
Een factuur, één van de belangrijkste documenten van een bedrijf. Het is dé manier om vergoed te worden voor de goederen of diensten die je levert. Daarnaast vormt het ook de basis voor je boekhouding en die van je klant. Een factuur met alle nodige informatie zorgt ervoor dat je tijdig wordt betaald en dat je eventuele betwistingen kan vermijden.
Wanneer je jouw bloed, zweet en tranen hebt afgeleverd, is het belangrijk om meteen de factuur hiervoor op te maken (en dit ten laatste de vijftiende van de maand die volgt op de prestatie). Stimuleer tijdige betaling door correct en volledig te zijn. Loopt er iets mis? Dan kan je hier altijd op terugvallen.
Hoe ziet een ideale factuur eruit?
Als één van de belangrijkste pilaren van je onderneming is het van cruciaal belang dat je facturen alle nodige informatie bevat. Dit is niet alleen belangrijk voor jouw eigen boekhouding, maar ook voor die van je klant. Een foutieve factuur kan namelijk ernstige gevolgen hebben bij btw-administratie en de btw-aftrek.
Welke gegevens zijn nodig om niet alleen tijdig betaald te worden, maar ook om een correcte administratie mogelijk te maken? Ook vormt het de basis wanneer je een externe partij inschakelt voor de invordering van onbetaalde facturen.
- De gegevens van jouw onderneming en deze van de onderneming van je klant: naam, adres van de maatschappelijke zetel, btw-nummer, bankrekeningnummer en RPR (oftewel het rechtsgebied)
- Factuurgegevens: het woord ‘factuur’, de factuurdatum en het factuurnummer
- Factuurregels, oftewel de informatie over de goederen en diensten die je hebt geleverd:
- De datum van de geleverde prestaties, goederen of diensten
- Voldoende gedetailleerde omschrijving en hoeveelheid van de prestaties.
- Prijs of tarief per stuk of eenheid
- Totaalprijs exclusief btw
- Toepasselijk btw-tarief in percentage of vermelding van de reden van btw-vrijstelling indien van toepassing
- Bedrag van de btw
- Totaalprijs inclusief btw
In de voet van de factuur kan je verwijzen naar je factuurvoorwaarden op je website of op de achterzijde van de factuur. Heb je er geen? Vermeld zeker de betalingstermijn. Zo voorkom je dat je klant zelf een betalingstermijn gaat bepalen.
De standaardtermijn is 30 dagen, tenzij je anders vermeld in je factuurvoorwaarden. Een minimumtermijn is er niet. Kmo’s vragen meestal onmiddellijke betaling of binnen een termijn van 8 of 15 dagen.
Download hier onze checklist en stel jouw ideale factuur op!